Office 2010 Professional Review

Nästan ett år efter den första Technical Preview rullas ut, Microsoft har äntligen levererat versionen av Office 2010 – till företag åtminstone (konsumenter kommer att behöva vänta till juni för att få sina händer på den nya produktivitetssvit).

Med nya versioner av alla de viktigaste Office-program och försenade införandet av OneNote som en första klassens medborgare, skulle detta bara vara en annan uppdatering av Microsofts mångåriga kassako – om det inte var för Office inträde i cloud computing ålder med Office Web appar. Det är också den efterlängtade ankomsten av en 64-bitarsversion av Office, som kommer att dra nytta av funktionerna i den senaste hårdvaran.

Vi har arbetat med Office 2010 sedan den första förhandsversion, och det har varit klart att redan från början, har Office 2010 varit lämplig för dagligt bruk, med några buggar och massor av nya funktioner för att utforska. Vi har tittat på många av dem i våra tidigare Technical Preview och Beta recensioner.

Över sviten, en av de mest uppenbara förändringarna mellan beta och den slutliga utgåvan är i Backstage-vyn, där andelen avsnitt har bytt namn Spara & Skicka. Det är en viktig del av Office, eftersom det är här du kan spara filer till Sharepoint eller Windows Live SkyDrive för användning med Office Web Apps. Backstage gör också utskrift lättare, med utskriftsalternativ lättillgängliga plus en klar förhandsgranskningen. Om du använder Office 2010 med Sharepoint 2010 kan du också använda BackStage att länka Office i affärsprocesser och arbetsflöden. Om delning plattformsoberoende och arkivering är viktigt för dig, det finns förbättrat stöd för ODF (Open Document Format) och en möjlighet att göra ODF standardfilformat.

Office 2007 introducerade Office Ribbon användargränssnitt, något inkonsekvent. Nu, i Office 2010, är ​​det överallt. Emellertid är bandet mycket lättare att skräddarsy, och det är mycket lättare för tredje part plug-ins för att lägga till sina egna flikar. Du kan skapa egna flikar för att sammanföra de kommandon som du regelbundet använder. Det finns också kontextuella flikar som visas för att lägga till relevanta kommandon – exempelvis bildbehandling, sök eller bordet.

Det har alltid varit frustrerande att förlora ett dokument eller en fil som du har arbetat med. Tidigare versioner av Office hade ett grunddokument återställningsalternativ som kan hämta den senaste versionen av en fil (eller åtminstone en tidigare sparad version). Om du aktiverar Autospara i Word, Excel eller PowerPoint, får du tillgång till de senaste fem versioner, från upp till fyra dagar sedan, av en fil från Backstage.

Funktioner som Skyddad vy gör det säkrare att arbeta med filer du har mejlat eller har hämtat. Medan en fil är skyddad, det är skrivskyddat och du måste uttryckligen byta till kontorets redigeringsläge innan du kan arbeta med filen. Säkerhet är tvåvägs, och det finns nu enkla metoder för att säkerställa integriteten, med Backstage verktyg som band ut identifieringsinformation från dokumentets metadata.

Word 2010, Word är fortfarande en av byråns flaggskepp program. Lägga till nya formateringsverktyg, inklusive en väl utformad affärsgrafik redaktör, Word 2010 blir inte bara ett verktyg för att skapa innehåll, men även för design och leverans. Office 2010 grafikverktyg är inte Photoshop, men inte heller är de enkla clip-art verktyg för kontor tidigare. Redigera en bild, och du kan använda specialeffekter och ta bort bakgrunder.

Om du använder Office Web Apps för att vara värd för samarbete redigering i Word, får du möjlighet att slå ihop ändringar varje gång du sparar filen.

Om du använder Office 2010 co-redigeringsfunktioner kan du nu se var kollegor arbetar i ett dokument. Du får en liknande vy i PowerPoint, och båda ger dig en Outlook 2010-stil kontakt pop-up så att du snabbt kan komma i kontakt via telefon eller chatt för att lägga sammanhang till de förändringar de gör.

Några av Word nya dokumentnavigeringsverktyg är verkligen användbara, men andra är irriterande. Det är lätt att snabbt gå igenom en väl formaterad dokument, snabbt hitta det innehåll du behöver. De nya hitta verktyg för är dock kanske den mest irriterande bit av Office 2010 – i än högre grad eftersom de är en av de verktyg du kan tänkas använda mest. Om du söker ett dokument för ett stycke text, och sedan ändra en instans, förlorar du hela sök- och måste börja om från början igen, snarare än de övriga instanser av söktermen vistas synlig.

Excel 2010, Excel 2010 kan vara den bästa anledningen att få 64-bitarsversionen av Office – åtminstone om du använder Office som ett business intelligence verktyg. Funktioner som PowerPivot plug-in låter dig utforska och analysera stora mängder data – och det är där massor av minne kommer väl till pass, som arbetar med in-minnesdata är mycket snabbare än att bläddra igenom stora datamängder, läsning och skrivning från disk som du går. Det är också förbättrad hantering för Excel infödda pivottabeller, med interaktiva kontroller för filtrering pivotdiagram och nya slicer kontroller för att snabbt manipulera innehållet i en pivottabell. Om du inte använder pivottabeller med stora datamängder, det finns en inbyggd sökverktyg för att hjälpa dig att spåra ner nålen av relevanta data i höstacken av en massiv kalkylblad.

Microsoft har gjort Excel hjärtat av affärsanalysverktyg, använder den för att visualisera SQL Server-data. Pivottabeller och slicers förenklar utforska data, medan miniatyr ger på ett ögonkast översikter.

Det finns också gott om visualiseringsverktyg i Excel 2010, inklusive stöd för Edward Tufte: s begreppet “miniatyrdiagram” – lite i linje diagram för att visa trender snabbt. Det är också förbättrad villkorsstyrd formatering, med fler ikoner och bättre stöd för graf barer och färgkodade övertoningsfyllningar.

Outlook 2010, även om vi har vuxit används till Outlook 2010: s konversationsfönster, är det inte allas smak. Det är därför den utgivna versionen av Office 2010 gör det ett alternativ. Outlook är ett mycket personligt verktyg, och Microsoft har gjort det enkelt att skräddarsy, med snabbsteg erbjuder en omedelbar makro liknande tillvägagångssätt för att sätta samman kommandon och funktioner som du kanske inte vill bli regler.

Outlook Social Connector har visat sig vara ett användbart verktyg, en som hjälper dig att hålla koll på ramen bakom meddelanden. De första plug-ins finns nu tillgängliga, och Linkedin-kontakten är speciellt användbar (det är oklart varför MySpace har gett en kontakt, som en typisk MySpace användare är osannolikt att använda Outlook).

Versionen åtgärdar även ett fel i Technical Preview och Beta som ökad meddelandestorlekar när du sparar dem.

PowerPoint 2010, PowerPoint 2010 har haft den största makeover av någon av Office 2010-program. Inte bara gör det nu använda GPU-acceleration för att lägga till nya övergångseffekter, men det gör det också möjligt att bädda in – och redigera – video direkt i dina presentationer. Du är inte begränsad till din egen video antingen du kan även använda YouTube och andra källor på nätet.

Office Web Apps ger PowerPoint 2010 verktyg för att samarbeta på presentationer, men de är inte den enda molntjänsten tillgänglig för PowerPoint-användare. Onlinemöten kan vara komplicerat att ställa upp och tjänster dyra att använda, så PowerPoint nya Broadcast bildspelsfunktion, som levererar presentationer till vilken webbläsare som helst (bara ringa ett samtal för att lägga din röst), kan komma till nytta. Presentationerna kan också registreras som videoklipp, med voice-overs, redo för att dela på nätet.

OneNote 2010; Det är nog inte rättvist att beskriva OneNote som Marmite i Office-familjen, men det är en av de program som du antingen älskar eller hatar. En freeform anteckningar, beskriver och organisation verktyg, är OneNote den elektroniska motsvarigheten till en ingenjör häfte – en enda databas för information och idéer.

OneNote 2010 har äntligen examen att vara en del av varje Office SKU. Det är också fått en hel del mer integration med resten av Office-paketet. Anteckningar kan kopplas till Word och PowerPoint-dokument, eller till sidor som finns i Internet Explorer (eller till andra webbläsare, där cut-and-klistras innehåll innehåller webbadressen till den ursprungliga källsidan). OneNote 2010 kan även dockas till kanten av en skärm, så att du kan snabbt släppa forskningsmaterial i en bärbar dator.

Vi är mest imponerad av co-redigeringsfunktioner i OneNote 2010. Bärbara datorer kan vara värd att använda Office Web Apps, och delas med kollegor. En enda projekt notebook kan användas för att samla information som behövs för en rapport, och två eller flera författare kan använda OneNote som en fritt formulerad antecknings plattform.

Resten, Office 2010 innehåller också ett nytt verktyg, baserade på Groove, för att arbeta med Sharepoint. Sharepoint Workspace 2010 kan du ta Sharepoint-bibliotek med dig jon vägen, hålla en offlinekopia. Det kommer också hjälpa till att hantera eventuella konflikter när du kommer tillbaka till kontoret.

Baserat på den gamla favorit, Groove tar Sharepoint Workspace Sharepoint-bibliotek offline, vilket ger dig en lokal kopia och verktyg för synkronisering av innehåll och tillbaka.

Access 2010 vinster samma villkorsstyrd formatering verktyg som Excel, ge dina rapporter verktyg för att snabbt visar precis vad en enskild bit av data innebär. Det finns också verktyg för att lägga till datastaplar, ger Access 2010 den integrerade verksamhetsanalys har det som behövs för en lång tid.

Som Word 2010, Publisher 2010 får tillgång till ytterligare formatering kapacitet Opentype-typsnitt. Dessa ger dig tillgång till ytterligare stil alternativ, samt förbättrad kerning. Style-apparater är ett nytt alternativ som låter dig utforska mer komplexa typografiska effekter, med en rullgardins ger en förhandsvisning av effekterna innan du använder dem.

Det finns också nya versioner av Office XML-baserat formulär designer Infopath 2010. Separat Designer och Filer tillämpningar gör det lättare att låsa och distribuera formulär, medan en webbaserad utgivare omvandlar bildar mönster i HTML, redo för webben.

Utanför Office, även om du får en hel del från Office 2010 som en uppsättning av fristående produkter, får du en mycket mer när du använder den med andra Microsoft-produkter. Den uppenbara parning är Outlook och Exchange, och det finns säkert en hel del synergieffekter mellan 2010 versioner av båda produkterna. Medan Exchange 2008 fungerar alldeles utmärkt, många av Outlook 2010 års ytterligare funktioner (som Out Of Office varning) verkligen behöver Exchange 2010. Det finns också många ställen där Office Communications Server 2010 kommer väl till pass, för att hantera intern chatt om Office Web Apps samarbete (men du kan även använda Live Messenger). Likaså Sharepoint 2010 ger en dokumenthantering och arbetsflöde ram som integrerar Office 2010 applikationer med line-of-business applikationer, inklusive ERP och CRM-paket. Det är också värd för privata versioner av Office Web Apps.

Bedömning, Så nu den slutliga utgåvan är här, är det värt att uppgradera? Om du använder Windows 7, så hittar du de många punkter integrations med det nya operativsystemet väl värt att använda. Jump Lists förenkla samarbetet med de senaste dokumenten och gemensamma mallar, samt ger snabb tillgång till viktiga funktioner och vanliga uppgifter. Det finns också fina detaljer i hur Outlook 2010 drar fördel av Windows 7: s förbättrade aktivitetsfältet. Vista och XP-användare får massor av nya funktioner också, med Backstage ger fullskärms tillgång till saker som tidigare var trångt menyer.

Men det finns en verklig anledning att uppgradera, oavsett vilken version av Windows du använder. Office Web Apps ger Office 2010 en effektiv ram för samarbete – en som verkligen gör det mycket lättare att arbeta med kollegor. Vi hade varit besviken med några av Office 2010: s samarbetsfunktioner i betaversion, så vi är glada att se att Microsoft har tagit itu med många av de frågor som vi hade stött på, vilket gör det tydligare att både se vad en kollega gör i ett gemensamt dokument – och gör det lättare att kommunicera med dem via snabbmeddelanden.

Från början trodde vi denna version av Office var bara en vidareutveckling av tidigare versioner, bärande designtrender framåt, och lägga till några nya funktioner. Eftersom Office Web Apps har mognat och blivit grunden för Office 2010: s samarbetsverktyg, det visade sig vara en mer revolutionär release. Microsoft har talat om “programvara + tjänster” för en lång tid nu, och med Office 2010 är slutligen leverera på sin vision. Webbaserat samarbete kommer både formellt och ad hoc-co-redigering. Informella samarbetsverktyg låter lag utveckla sina egna processer, anpassning av verktyg för att passa deras behov snarare än vice versa.

Det är den flexibilitet som gör Office 2010 en viktig, kanske avgörande, uppgradera. Visst är det en release som förtjänar noggrann granskning.

Prissättning; Det finns tre detaljhandels versioner av Office 2010 finns för förbeställning: Home & Student, Home & Business (£ 239,99) och Professional (£ 439,99) (£ 109,99 inkl moms.). Två ytterligare utgåvor finns under volymlicensieringsavtal: Standard och Professional Plus.

Microsoft pigg, först ta: Skapa engagerande innehåll på din smartphone

Xplore Xslate D10, först ta: En tuff Android tablett för krävande miljöer

Kobo Aura ONE, först ta: Storbilds-e-läsare med 8 GB lagringsutrymme

Getac S410, först ta: En tuff, utomhus vänliga 14-tums bärbar dator